Redefiniendo el ERP: innovaciones impulsadas por la IA en Dynamics 365 Business Central

La inteligencia artificial se está convirtiendo rápidamente en un motor de innovación para las empresas. Para ayudar a las empresas a aprovechar el poder de la IA, Microsoft Copilot se integra perfectamente en Dynamics 365 Business Central y transforma los sistemas ERP.

Con la integración de las capacidades de IA de última generación con Microsoft Copilot, Business Central está remodelando la forma en que las empresas abordan los flujos de trabajo, mejoran la productividad e impulsan la innovación.

¿Qué es Copilot?

Microsoft Copilot es un asistente impulsado por IA integrado en aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y más.

Ayuda a los usuarios a agilizar las tareas, aumentar la productividad y mejorar la creatividad mediante el uso de IA avanzada, incluidos los modelos GPT de OpenAI.

Así es como Copilot ayuda a las empresas:

• Navegar por los registros y encontrar información sin esfuerzo gracias al procesamiento del lenguaje natural
• Generar ideas de contenido para impulsar el marketing y el desarrollo de productos.
• Eliminar procesos repetitivos para ahorrar tiempo con la automatización de tareas.
• Anticiparse a los retos y abordarlos eficazmente con la resolución proactiva de problemas.

Copilot chat: soluciones que ahorran tiempo para aumentar la eficiencia

La navegación por sistemas complejos y la incorporación de nuevos miembros del equipo implican procesos largos y curvas de aprendizaje pronunciadas. Con Copilot Chat, las empresas pueden sortear estos obstáculos mediante comandos intuitivos en lenguaje natural.

Por ejemplo, en lugar de buscar en intrincados menús para localizar registros de clientes, los usuarios pueden pedir a Copilot: "Muéstrame todas las transacciones recientes con el cliente X". Esto ahorra tiempo y acelera la incorporación al guiar a los nuevos empleados a través de los procesos sin esfuerzo. Como resultado, los equipos pueden desviar su atención de las tareas administrativas a las iniciativas estratégicas, fomentando una mayor productividad e innovación.

Impulsar la creatividad con contenidos de marketing generados por IA

La creación de descripciones de productos atractivas para catálogos de gran tamaño puede resultar desalentadora, especialmente en sectores como la venta minorista, el comercio electrónico o la fabricación, donde las líneas de productos son extensas y cambian constantemente. Microsoft Copilot simplifica este proceso utilizando la IA para generar contenido de marketing personalizado y de alta calidad de forma rápida y eficaz.

Por ejemplo, un minorista de muebles puede introducir detalles del producto como el color, el material y las dimensiones en Copilot, creando descripciones detalladas y alineadas con la marca. Estos borradores se pueden refinar para que coincidan con la voz y el tono exclusivos de la empresa, garantizando la coherencia y la relevancia. Una vez finalizadas, las descripciones pueden desplegarse sin problemas en plataformas como Shopify, ahorrando tiempo y reduciendo el esfuerzo manual.

Al automatizar el proceso de creación de contenidos, Copilot permite a los equipos centrarse en tareas estratégicas como las campañas de marketing y la innovación de productos, manteniendo al mismo tiempo una imagen de marca coherente y profesional.

Tanto si gestiona un catálogo pequeño como miles de productos, Copilot se adapta sin esfuerzo, ayudando a las empresas a mantenerse ágiles y a responder a las demandas del mercado. En resumen, Microsoft Copilot agiliza la creación de descripciones de productos, lo que permite a las empresas trabajar de forma más inteligente y crecer con mayor rapidez.

Simplificación de la creación de pedidos de ventas

Los equipos de ventas deben gestionar con frecuencia extensos catálogos de productos y actualizar manualmente los pedidos de los clientes, lo que puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores.

Estas tareas a menudo desvían su atención de las responsabilidades principales, como crear relaciones con los clientes e impulsar el crecimiento de los ingresos. Microsoft Copilot resuelve estos problemas revolucionando el proceso de gestión de pedidos, haciéndolo más rápido, eficaz y sin errores.

Con Copilot, los equipos de ventas sólo tienen que describir los productos necesarios o hacer referencia a pedidos anteriores, y la herramienta basada en inteligencia artificial analizará al instante los datos para sugerir los artículos pertinentes del catálogo de productos.

Este sistema de recomendación inteligente elimina la necesidad de realizar búsquedas manuales y de introducir datos, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo dedicados a tareas administrativas. Por ejemplo, si un cliente solicita un tipo de producto específico, Copilot puede identificar rápidamente los artículos coincidentes, junto con detalles como el precio, la disponibilidad y las especificaciones, garantizando la precisión y la coherencia.

Al automatizar estas tareas repetitivas, Copilot permite a los equipos de ventas centrarse en lo que de verdad importa, crear relaciones sólidas con los clientes y ofrecer un servicio excepcional. Con más tiempo para relacionarse con los clientes, comprender sus necesidades y ofrecer soluciones personalizadas, los representantes de ventas pueden mejorar la experiencia general del cliente.

Automatización rápida y sencilla de los flujos de trabajo

La automatización de flujos de trabajo con Copilot elimina ineficiencias, permitiendo a las empresas diseñar e implementar procesos que se alinean con sus necesidades operativas únicas.

Al aprovechar la automatización impulsada por IA, las organizaciones pueden agilizar las tareas repetitivas, reducir la intervención manual, minimizar los errores humanos y mejorar la productividad general. Esto garantiza que las empresas puedan centrarse en actividades de alto valor mientras la automatización gestiona los procesos rutinarios con precisión y coherencia.

Pensemos en una empresa que procesa cientos de aprobaciones de facturas al mes. Tradicionalmente, la automatización de estos flujos de trabajo implicaba la configuración manual de reglas complejas, la definición de múltiples condiciones y la integración de varios sistemas, un proceso que suele ser complicado, lento y propenso a errores.

Sin automatización, los equipos financieros a menudo sufren retrasos, aprobaciones perdidas y riesgos de cumplimiento. Copilot permite a los usuarios evitar estos retos. Con Copilot, los usuarios pueden evitar estos retos describiendo el proceso deseado en lenguaje natural, por ejemplo, "Automatizar la aprobación de facturas en función de los umbrales de los gestores y las fechas de vencimiento de los pagos".

A continuación, Copilot aprovecha la IA para interpretar la solicitud y genera un flujo de automatización preliminar dentro de Microsoft Power Automate, proporcionando un marco listo para usar que se puede refinar aún más para satisfacer las necesidades empresariales específicas, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios.

Mejora de los procesos financieros

Copilot mejora los procesos financieros clave en Business Central con funciones basadas en IA, como por ejemplo

• Conciliación bancaria: Analiza los extractos bancarios importados y propone entradas para las transacciones no coincidentes, reduciendo drásticamente el esfuerzo manual y garantizando la precisión. Si se producen excepciones, los usuarios pueden proporcionar contexto a Copilot, que aprende y mejora con cada interacción.
  
  
• Cotejo de facturas electrónicas: Simplifique las cuentas por pagar cotejando las facturas electrónicas con los pedidos de compra correspondientes. Los algoritmos basados en reglas de Copilot se encargan del trabajo pesado, mientras que los usuarios pueden abordar las discrepancias de forma proactiva para mantener la fluidez.
  
  
• Análisis del flujo de caja: Obtenga información práctica sobre la salud financiera con proyecciones de flujo de caja basadas en IA. Esta información permite a las empresas identificar posibles déficits de tesorería y tomar medidas correctivas -como renegociar las condiciones de pago o conseguir financiación a corto plazo- antes de que surjan los problemas.
  
  

Mejorar la toma de decisiones

Las herramientas analíticas de Business Central, mejoradas por Copilot, hacen que el análisis de datos sea más intuitivo. Al transformar los datos brutos en visualizaciones con pivotes y filtros, Copilot ayuda a descubrir tendencias y anomalías, lo que permite a las empresas tomar decisiones rápidas y fundamentadas.

Gestión proactiva de la morosidad

Los retrasos en los pagos pueden alterar significativamente los flujos de caja, provocando problemas operativos y poniendo en riesgo la estabilidad financiera de una empresa. Mientras tanto, las cuentas por cobrar atrasadas pueden afectar a la capacidad de cumplir las obligaciones financieras, las inversiones en crecimiento y las operaciones.

La herramienta de predicción de morosidad de Copilot aprovecha la IA para analizar los patrones de pago históricos, el comportamiento de los clientes y los datos de las transacciones para prever posibles retrasos antes de que se produzcan.

Gracias a la información sobre las facturas con más probabilidades de retrasarse, las empresas pueden tomar medidas proactivas como ajustes en las condiciones de pago, recordatorios puntuales y ajustes en la estrategia.

Este enfoque basado en datos ayuda a minimizar los impagados, reducir la incertidumbre financiera y reforzar el rendimiento financiero general.

Con una mayor previsibilidad y control sobre el flujo de caja, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas, mejorar la liquidez y fomentar relaciones más sólidas con los clientes.

Crear series de números sin esfuerzo

Empezar rápidamente con nuevas implantaciones y gestionar tareas de mantenimiento recurrentes en Business Central puede suponer un cambio de juego para las empresas que buscan ahorrar tiempo y dinero.

Resulta especialmente útil en la configuración y gestión continua de "series numéricas", esenciales para organizar y realizar el seguimiento de diversos tipos de documentos, como pedidos de ventas, facturas, órdenes de compra, etc.

La gestión de las series numéricas, especialmente en el caso de numeraciones complejas basadas en años o meses en varios borradores y documentos enviados, ha sido manual y ha llevado mucho tiempo.
Con Copilot en Business Central, las empresas pueden automatizar y simplificar este proceso, ahorrando tiempo y reduciendo errores.

Pero Copilot no se detiene ahí. Si tiene series de números existentes que requieren actualizaciones, como el cambio de prefijos y sufijos o la puesta a cero de contadores basados en ciclos anuales o mensuales, puede utilizar la misma funcionalidad para modificarlas de forma eficaz.

En lugar de editar manualmente cada entrada, Copilot le permite aplicar cambios masivos con el mínimo esfuerzo, garantizando la coherencia y la precisión en todos sus tipos de documentos.

El futuro de la IA en Business Central

La integración de la IA en sistemas ERP como Dynamics 365 Business Central marca el comienzo de un viaje transformador.

Para aprovechar plenamente este potencial, las empresas deben:

• Invertir en formación: Equipar a los equipos con las habilidades para aprovechar las herramientas de IA de manera efectiva, garantizando una adopción sin problemas.
• Evaluar la preparación: Llevar a cabo auditorías para identificar los procesos que más se benefician de las soluciones basadas en IA, priorizando las áreas con una eficiencia significativa o potencial de crecimiento.
• Colaborar estratégicamente: Asóciese con consultores tecnológicos para implementar integraciones de IA adaptadas a las necesidades empresariales específicas.
• Mantenerse ágil: A medida que evolucionan las tecnologías de IA, las empresas deben mantenerse adaptables, iterando y ampliando sus soluciones para mantenerse a la cabeza en un mercado competitivo.

A medida que avanzamos hacia una era de automatización inteligente, adoptar herramientas como Business Central ya no es opcional, sino esencial. Al aprovechar el poder transformador de la IA, las empresas pueden afrontar los retos con agilidad, tomar decisiones informadas y adaptarse dinámicamente a un mercado en constante evolución.

El futuro del ERP ya está aquí, y es inteligente, eficiente y está profundamente alineado con su éxito. Adopte el futuro de la IA hoy mismo y descubra cómo Microsoft Dynamics 365 Business Central puede revolucionar sus operaciones, elevar su estrategia y ayudarle a prosperar en la era digital.