success story

70% effizientere Prozesse an einer renommierten Business-School

Die digitale Transformation der WHU – Otto Beisheim School of Management

Isolierte Systeme sind der Flaschenhals moderner Bildungseinrichtungen. Die WHU – Otto Beisheim School of Management hat diesen Engpass beseitigt.

Dank einer tiefgreifenden Integration von Salesforce und Docusign durch Nagarro spart die Business School heute 70 % der Zeit in der Vertragsabwicklung. Ein Best-Practice-Beispiel für digitale Exzellenz, das zeigt, wie skalierbare Prozesse zur Geheimwaffe im Recruiting werden.

„Nagarro bringt wertvolle Salesforce-Expertise und strategisches Verständnis ein. Sie unterstützen unsere Weiterentwicklung mit innovativen Lösungen und sind auch in Engpassphasen ein verlässlicher Partner. Die gesamte Implementierung verlief reibungslos und hat unsere Erwartungen übertroffen.“

Elisabeth Luu, Associate Director CRM
WHU – Otto Beisheim School of Management

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Die Herausforderung

Jedes Jahr bewerben sich tausende Kandidaten an der WHU – Otto Beisheim School of Management (mit Sitz in Vallendar bei Koblenz und einem weiteren Campus in Düsseldorf). Für eine der führenden privaten Business Schools Europas ist der Admissions-Prozess daher weit mehr als administrative Abwicklung: Er ist ein wichtiger Berührungspunkt zwischen der WHU und Bewerbern – und ein entscheidender Faktor für die spätere Immatrikulationsentscheidung.

Verschiedene digitale Anwendungen unterstützten den Prozess bereits. Doch mit steigenden Bewerberzahlen wurde klar: Leistungsfähige Einzeltools reichen nicht aus, wenn sie nicht nahtlos zusammenarbeiten.

Gemeinsam mit Nagarro hat die WHU deshalb ihre Admissions-Prozesse neu gedacht und Salesforce sowie Docusign tief integriert. Ziel war ein durchgängiger, transparenter und skalierbarer Prozess – für die Admissions-Teams ebenso wie für Bewerber.

Leistungsfähige Systeme – aber fragmentierte Prozesse

Die WHU nutzte bereits mehrere spezialisierte Systeme:
• Salesforce für Bewerbermanagement und Prozesssteuerung
• Docusign für Verträge und elektronische Signaturen
• Kira Talent als eines von verschiedenen spezialisierten Interview-Tools

Obwohl jedes Tool zuverlässig arbeitete, fehlte eine durchgängige Integration. Dadurch entstanden im Alltag zahlreiche manuelle Zwischenschritte:

• Wechsel zwischen unterschiedlichen Systemen
• Manuelle Übertragung von Bewerberdaten
• Erstellung und Upload von Vertragsdokumenten
• Nachpflege von Statusinformationen im CRM

Allein die Vorbereitung und der Versand eines einzelnen Studienvertrags dauerten rund 15–20 Minuten. Der gesamte administrative Prozess konnte bis zu 50 Minuten pro Bewerber beanspruchen – ohne Wartezeiten auf Seiten der Bewerber.

Bei mehreren hundert Studienverträgen jährlich bedeutete dies einen erheblichen operativen Aufwand. Hinzu kam ein strukturelles Problem: Ohne Echtzeittransparenz im CRM waren Statusverfolgung, Reporting und interne Abstimmungen unnötig zeitintensiv.

Die Lösung

Die WHU entschied sich für eine tiefgreifende Integration von Salesforce und Docusign, konsequent ausgerichtet an den tatsächlichen Admissions-Prozessen.

Mit Nagarro stand der WHU ein Partner zur Seite, der nicht nur über technisches Integrations-Know-how verfügte, sondern auch ein tiefes Verständnis für ihre komplexen CRM-Prozesslandschaften mitbrachte. Die Umsetzung erfolgte in zwei bewusst gewählten Phasen.

Phase 1: Pilot im Bachelor-Programm
Der Start erfolgte im Bachelor-Programm. Es ist organisatorisch überschaubarer als Master- oder MBA-Programme, umfasst jedoch bereits über 300 Studienverträge pro Jahr – ein ideales Umfeld, um Architektur, Automatisierung und Reporting unter realen Bedingungen zu testen. Innerhalb von 6 Wochen wurde der Pilot gebaut, getestet und ausgerollt für den Praxiseinsatz.

Phase 2: Skalierung auf Master- und MBA-Programme
Nach der erfolgreichen Einführung des Bachelor-Programms wurde die Lösung auf die komplexeren Programme ausgeweitet – mit differenzierten Workflows, erweiterten Vertragslogiken und zusätzlichen Anforderungen wie Finanzierungsoptionen. Innerhalb von 8 Wochen wurde der Pilot gebaut, getestet und ausgerollt für den Praxiseinsatz.

Der Fokus lag dabei nicht nur auf technischer Integration, sondern auf der präzisen Abbildung der bestehenden Business-Logik – und der Identifikation zusätzlicher Automatisierungspotenziale.

Die Ergebnisse

1. Deutlich effizientere Vertragsprozesse

Durch die direkte Integration von Docusign in Salesforce konnten zahlreiche manuelle Zwischenschritte eliminiert werden.

Der erwartete Effekt: 50–70 % weniger Zeitaufwand für Erstellung und Versand von Studienverträgen. Was zuvor bis zu 50 Minuten pro Vorgang benötigte, läuft heute deutlich schlanker und schneller.

Gerade im Wettbewerb um Top-Talente sind Geschwindigkeit und Professionalität entscheidende Faktoren.

2. Echtzeit-Transparenz im CRM

Der Vertragsstatus – von Versand bis Signatur – ist nun vollständig in Salesforce sichtbar. Das verbessert:

• Nachverfolgung
• Reporting
• interne Abstimmung

Sämtliche Schritte des Vertragsprozesses sind nun lückenlos in Salesforce hinterlegt. Diese Neuerung optimiert die Nachverfolgung, das Reporting sowie die interne Abstimmung maßgeblich, sodass manuelle Statusabfragen und Erinnerungen vollständig entfallen.

3. Mehr Zeit für das Wesentliche: die Bewerber

Zuvor manuelle Aufgaben wurden vollständig automatisiert:
• Datenübertragungen zwischen Systemen
• Start von Signaturprozessen
• Status-Updates
• automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen

Das reduziert Fehlerquellen und schafft Freiräume für wertschöpfendere Tätigkeiten – insbesondere für die persönliche Betreuung von Bewerbern.

4. Bessere Erfahrung für Teams und Bewerber

Die neue Lösung verbessert sowohl interne Abläufe als auch die Erfahrung für Bewerber, was zu einer optimierten Effizienz und einem verbesserten Gesamterlebnis führt.

Für das Admissions-Team:
• weniger Systemwechsel
• geringerer manueller Aufwand
• höhere Prozesssicherheit

Für Bewerber:
• schnellere Vertragszustellung

Das Fazit

Ein skalierbarer Admissions-Prozess für weiteres Wachstum

Für die WHU stellt die nahtlose Integration von Salesforce und DocuSign weit mehr als ein isoliertes IT-Projekt dar. Es ist das Fundament einer ganzheitlichen, langfristig angelegten Digitalisierungsstrategie, die darauf abzielt, administrative Hürden abzubauen und den Fokus zurück auf die akademische Exzellenz und die Studierenden zu lenken.

Die Admissions-Prozesse sind heute:

• 50-70% effizienter
• Transparenter
• Skalierbar

Gleichzeitig wurde eine robuste technische Infrastruktur geschaffen, die als Sprungbrett für die Zukunft dient. Auf dieser modernen Plattform können nun weitere akademische Programme und innovative digitale Services agil aufgesetzt und integriert werden, ohne die bestehende Architektur zu gefährden.

Das Ergebnis ist ein Quantensprung in der User Experience: Ein deutlich reibungsloserer, moderner Start für die Studierenden und ein digitaler Admissions-Prozess, der nicht nur mit dem dynamischen Wachstum der WHU Schritt hält, sondern dieses Wachstum durch technologische Exzellenz aktiv vorantreibt und absichert.

Was bedeutet das für Ihre Organisation?

Die erfolgreiche Transformation der WHU ist mehr als nur ein Projekt – sie ist die Blaupause für den digitalen Durchbruch im deutschen Mittelstand. In einem Marktumfeld, das keine Stillstände verzeiht, ist Digitalisierung nicht länger eine Option, sondern Ihr schärfster Wettbewerbsvorteil.

Nagarro ist der strategische Partner an Ihrer Seite, um die Komplexität der digitalen Welt in messbare Erfolge zu verwandeln. Wir begleiten Sie dabei, starre Strukturen aufzubrechen und diese zentralen Erfolgsfaktoren gezielt in Ihrem Unternehmen zu verankern:

Ganzheitliche Integration: Wir vernetzen Ihre isolierten Tools zu einem Gesamtsystem, um Datenbrüche zu eliminieren und echte Wertschöpfung zu schaffen.
Sichere Skalierung: Wir begleiten Ihre Pilotprojekte, minimieren Ihre Projektrisiken und schaffen so eine geprüfte Basis für den breiten Rollout.
Prozessfokussierte Technologie: Wir beraten Sie dabei, Technologie konsequent an Ihren realen Geschäftsprozessen auszurichten, statt starre Software vorzugeben.
Automatisierte Effizienz: Wir implementieren transparente, automatisierte Workflows, die Ihre Administration spürbar entlasten und Ressourcen für die Lehre freisetzen.