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Success Story

Modernisierung des Reisekostenerstattungsprozesses bei Lindt mit SAP Concur

Herausforderung
Herausforderung

Lange Zeit war diese Art der Abrechnung mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Die Angestellten mussten lange Papierformulare für die Erstattung von Reisekosten ausfüllen, Belege sammeln und schließlich alles ganz klassisch per Briefumschlag an ihren Vorgesetzten schicken. Nach einer ersten Prüfung leitete der Vorgesetzte den Antrag an die Personal- und Finanzabteilung weiter und wartete auf eine Rückmeldung, bevor er das Geld schließlich auszahlte.

Lösung
Lösung

Im Rahmen der Modernisierung führte Lindt & Sprüngli gemeinsam mit Nagarro SAP Concur Expense als neue, digitale Abrechnungsplattform ein. Von Anfang an wurde Wert darauf gelegt, die Bearbeitungszeiten zu reduzieren und die Handhabung für die Belegschaft so intuitiv wie möglich zu gestalten. Für eine effizientere Bearbeitung wurde zudem eine Schnittstelle zur Personalabteilung eingerichtet. Parallel zum Rollout der neuen Software erstellte das Projektteam eine ausführliche Dokumentation für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

vorteil
Ergebnis

Dank SAP Concur Expense und den Anpassungen verfügt Lindt & Sprüngli in Deutschland nun über eine moderne und schnelle Abrechnung der Reisekosten. Papierkram und analoge Archive wurden abgeschafft. Vor allem aber hat sich die Bearbeitungszeit um mindestens zwei Wochen verkürzt. Nach dem erfolgreichen Rollout in Deutschland plant Lindt & Sprüngli nun, die neue Lösung auch in anderen Unternehmen zu etablieren.

Die meisten Mitarbeitenden kamen damit sofort zurecht. Für einige Mitarbeitenden ist die Umstellung sicher ungewohnt – dennoch bin ich davon überzeugt, dass dieser Lernprozess letztlich bei allen gelingen wird. Schließlich liegen die Vorteile der Digitalisierung für jeden deutlich sichtbar auf der Hand – die Abrechnung ist heute deutlich einfacher.
Ralf Goebbels
IT-Leiter Lindt & Sprüngli