Die Erfolgsgeschichte

Aufbau eines optimierten Wissensmanagement-Systems mit Adobe RoboHelp

Rationalisiertes Wissen, maximierter Nutzen für den Anwender: Nagarros Lösung für ein führendes Unternehmen der industriellen Automatisierung.

Erfahren Sie, wie Nagarro ein führendes Automatisierungsunternehmen, das sich auf Dienstleistungen und Software für die industrielle Automatisierung spezialisiert hat, bei der Rationalisierung und Fokussierung seiner umfangreichen Wissensbasis unterstützt hat, um verschiedene Benutzergruppen mit einem Minimum an doppelten Informationen zu bedienen.

Überblick über das Unternehmen

Eine wachsende und vielfältige Benutzerbasis führte dazu, dass die Zendesk-Wissensdatenbank des Kunden im Laufe der Zeit erheblich erweitert wurde. Der Kunde erkannte den Bedarf an einer effizienteren und leichter zugänglichen Lösung und beauftragte Nagarro mit der Migration seiner Wissensdatenbankartikel auf eine zentralisierte, optimierte und leicht zugängliche Plattform. Diese neue Plattform zielt darauf ab, den Zugang zu rationalisieren und den Bedarf an Nacharbeit zu minimieren, indem sie individuelle Ansichten der bestehenden und neuen Wissensdatenbankartikel für jede einzelne Benutzergruppe ermöglicht.

Vorgeschlagene Lösung

Nagarro schlug Adobe RoboHelp als ideale Lösung für die Dokumentenbibliothek vor, die den Anforderungen des Kunden entsprach. Die Funktion für bedingte Tags in Adobe RoboHelp ermöglichte die Wiederverwendung vorhandener Knowledge-Base-Artikel und damit die Anpassung der Inhalte an verschiedene Benutzergruppen innerhalb eines einzigen Dokuments.

Der Kunde stimmte der Lösung schnell zu, da er die Effizienz der Lösung bei der Rationalisierung und Personalisierung seiner Dokumentationsverwaltung erkannte.

Implementierung und Integration der Lösung

Für die Implementierung der Lösung haben wir einen agilen und iterativen Ansatz gewählt, der eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Kunden während des gesamten Prozesses gewährleistet.

Schritt 1

Nahtlose Integration von Adobe Robohelp mit Zendesk zur Verbesserung der Wissensdatenbankverwaltung

Herausforderung

Problem mit der Authentifizierung von Drittanbietern bei der Integration von Adobe Robohelp und Zendesk

Implementierung

Die Integration von Adobe RoboHelp mit Zendesk war ein wichtiger Schritt bei der Erstellung und Veröffentlichung von Knowledge-Base-Artikeln. Der Prozess wurde jedoch durch Probleme mit der Authentifizierung von Drittanbietern auf der Zendesk-Plattform behindert, die auf der Seite des Kunden konfiguriert war.

Um dieses Problem zu beheben, analysierten wir das Problem und ermittelten die notwendigen Anpassungen an den Einstellungen für die Authentifizierung von Drittanbietern in Zendesk. Durch die Implementierung dieser Änderungen konnten wir die Verbindung zwischen Adobe RoboHelp und Zendesk erfolgreich herstellen.

Nach Abschluss der Integration migrierten wir die Knowledge-Base-Artikel von Zendesk zu Adobe RoboHelp. Nach der Migration wurden umfangreiche Tests durchgeführt, um die nahtlose Funktionalität für verschiedene Benutzergruppen sicherzustellen.

Ergebnis

Als Ergebnis dieser Bemühungen veröffentlichten wir maßgeschneiderte und benutzerorientierte Knowledge-Base-Dokumente, die auf verschiedene Benutzergruppen zugeschnitten sind. Diese Implementierung erfüllte die Anforderungen des Kunden an ein flexibles und benutzerorientiertes System zur Veröffentlichung von Dokumenten.

Schritt 2

Etablierung von Adobe RoboHelp als einheitliches System zur Verwaltung von Wissensdatenbanken

Herausforderung

Der Kunde benötigte eine umfassende Migration seines Microsoft Word-basierten Produkthandbuchs in Adobe RoboHelp, um es als zentrale Quelle für die Verwaltung seiner Wissensdatenbank zu etablieren.

Implementierung

Aufbauend auf der erfolgreichen Integration von Zendesk mit Adobe RoboHelp ermöglichten wir die nahtlose Migration des Microsoft Word-basierten Produkthandbuchs des Kunden in das RoboHelp-Projekt. Um Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten, replizierten wir die Struktur des Inhaltsverzeichnisses (TOC) des Word-Handbuchs in Adobe RoboHelp.

Nach der Integration wurde das Produkthandbuch an zwei verschiedene Benutzergruppen angepasst, um die Zugänglichkeit und das Benutzererlebnis zu verbessern. Mithilfe der leistungsstarken Tagging-Funktion von Adobe RoboHelp konnten wir bestimmte Inhaltselemente wie Text, Abschnitte, Bilder, Tabellen, Verweise und Links an die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe anpassen.

Ergebnis

Dieser maßgeschneiderte Ansatz ermöglichte es dem Kunden, personalisierte und relevante Inhalte für seine verschiedenen Benutzergruppen bereitzustellen und gleichzeitig eine einheitliche Wissensdatenbank zu pflegen. Die Implementierung sorgte für einen reibungslosen Übergang zu Adobe RoboHelp, verbesserte den Dokumentationsprozess des Kunden und erfüllte sein Ziel, ein flexibles und anwenderorientiertes Wissensmanagementsystem zu schaffen.

Virtuelle Ordner zum Anfassen, die das gen-ai-gesteuerte Wissensmanagement darstellen

Schritt 3

Erzeugen mehrerer Voreinstellungen für die Ausgabe von Inhalten

Die Herausforderung

Der Kunde benötigte eine vielseitige Veröffentlichungslösung, die mehrere Ausgabeformate für ein einziges Wissensdatenbankprojekt unterstützt und Skalierbarkeit und Zugänglichkeit für verschiedene Plattformen und Benutzeranforderungen gewährleistet.

Umsetzung

Um diese Anforderung zu erfüllen, schlugen die Experten von Nagarro vor, mehrere Ausgabeformate für die Veröffentlichung von Inhalten aus Adobe RoboHelp zu erstellen. Dazu gehörten responsive HTML5-Websites, rahmenlose Web-Hilfe, gedruckte Dokumente (Word oder PDF), Mikro-Inhalte und Chatbot-fähige Inhalte. Nach der Bewertung der Anforderungen des Kunden empfahl Nagarro, der Veröffentlichung von Inhalten im rahmenlosen und im PDF-Format Vorrang einzuräumen.

Dieser Ansatz gab dem Kunden die Flexibilität, auf unterschiedliche Nutzerpräferenzen einzugehen und gleichzeitig die Konsistenz über alle Dokumentationskanäle hinweg zu wahren. Durch die Nutzung der erweiterten Funktionen von Adobe RoboHelp konnten wir sicherstellen, dass die Ausgabe für eine nahtlose Bereitstellung und Zugänglichkeit optimiert wurde.

Ergebnis

Mit unserer innovativen Strategie konnten die umfangreichen Dokumentationsprobleme des Kunden effektiv gelöst werden. Die Integration von Adobe RoboHelp mit Zendesk in Verbindung mit einem reaktionsschnellen und abgestuften Veröffentlichungsprozess ermöglichte es dem Kunden, dynamische und anwenderorientierte Inhalte in den gewünschten Formaten bereitzustellen und so das Wissensmanagement und die Zufriedenheit der Endanwender zu verbessern.

Eine Person hält eine Glühbirne in der Hand

Fazit

Durch die Zentralisierung von Informationen und die Rationalisierung der Dokumentation hat dieses Projekt den Arbeitsablauf des Kunden revolutioniert und ihm zu mehr Produktivität und wertvollen Erkenntnissen verholfen.

Bei Nagarro gehen wir über die Verwaltung von Informationen hinaus - wir verwandeln sie in ein strategisches Gut. Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie mit dem richtigen Fachwissen und innovativen Lösungen komplexe Dokumentationsherausforderungen in Chancen für Effizienz, Zugänglichkeit und benutzerorientierte Inhalte verwandelt werden können.

Unser Engagement für Innovation, Agilität und intensive Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Unternehmen das volle Potenzial ihrer Wissensbasis ausschöpfen können. Wir bei Nagarro optimieren nicht nur Arbeitsabläufe, sondern schaffen nachhaltige Effekte, indem wir die digitale Transformation und operative Exzellenz bei unseren Kunden weltweit vorantreiben.

Zwei Arbeiter beobachten den Computerbildschirm.

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